■概要
サブスクリプションサービスの顧客管理にPaddleを利用し、申込書などの書類をBoxで管理しているものの、手作業での顧客情報登録に手間や時間がかかっている、と感じることはありませんか。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Boxに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が書類から情報を自動で読み取り、Paddleへ顧客情報を登録します。PaddleとBox間の面倒な手作業をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- PaddleとBoxを活用し、申込書などから手作業で顧客登録を行っている担当者の方
- PaddleとBox間の情報連携を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れを防ぎたい方
- サブスクリプションサービスの顧客管理や、関連する定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxに申込書などのファイルが格納されると、Paddleへの顧客登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとPaddleをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードを検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、OCRで読み取った情報をもとに後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、抽出した情報をもとに顧客情報を自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、OCRで読み取った情報などを利用し、後続のオペレーションを実行するための条件を自由に設定することが可能です
- OCR機能では、読み取るファイルの中から、顧客名やメールアドレスなど、抽出したい項目を任意で指定できます
- Paddleで顧客を作成するアクションでは、顧客名やメールアドレスなどの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報や固定値を任意でマッピングしてください
■注意事項
- Box、PaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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