Boxに特定のファイルが格納されたら、OCRで読み取りPaddleにCustomerを作成する

■概要

サブスクリプションサービスの顧客管理にPaddleを利用し、申込書などの書類をBoxで管理しているものの、手作業での顧客情報登録に手間や時間がかかっている、と感じることはありませんか。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Boxに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が書類から情報を自動で読み取り、Paddleへ顧客情報を登録します。PaddleとBox間の面倒な手作業をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PaddleとBoxを活用し、申込書などから手作業で顧客登録を行っている担当者の方
• PaddleとBox間の情報連携を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れを防ぎたい方
• サブスクリプションサービスの顧客管理や、関連する定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxに申込書などのファイルが格納されると、Paddleへの顧客登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとPaddleをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードを検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、OCRで読み取った情報をもとに後続の処理を分岐させます
6. 最後に、オペレーションでPaddleの「Create New Customer」アクションを設定し、抽出した情報をもとに顧客情報を自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、OCRで読み取った情報などを利用し、後続のオペレーションを実行するための条件を自由に設定することが可能です
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、顧客名やメールアドレスなど、抽出したい項目を任意で指定できます
• Paddleで顧客を作成するアクションでは、顧客名やメールアドレスなどの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報や固定値を任意でマッピングしてください

■注意事項

• Box、PaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。