■概要
EPUB形式のファイルを受け取った際、閲覧のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。特に、オンラインツールを使って手作業で変換し、メールで送付する定型業務は、本来の業務時間を圧迫する要因になりがちです。このワークフローは、EPUBをPDFに変換する一連の作業を自動化します。Googleフォームにファイルが送信されるだけで、PDFへの変換からGmailでの送信までを自動で完結させ、手作業の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- EPUB形式のファイルを受け取り、都度PDFへ手作業で変換している担当者の方
- GoogleフォームとGmailを利用し、ファイル送付業務を効率化したいと考えている方
- EPUBをPDFに変換する方法を自動化し、ノンコア業務から解放されたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信を起点に、EPUBからPDFへの変換、Gmailでの送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイル変換ミスやメールへの添付漏れ、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたEPUBファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンライン変換ツール上でのファイル変換操作を自動化します。
- その後、オペレーションのデータ変換機能で「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを用いて、ファイル名を任意の形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定できます。ファイル情報だけでなく、フォームで回答された他の情報も取得し、後続のオペレーションで活用することが可能です。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を、実際の業務に合わせて自由に設定できます。
- データ変換機能のアクションでは、変換後のPDFファイル名を「【変換済】元のファイル名」のように、ルールに沿って自由にカスタマイズが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定でき、メールの件名や本文に、Googleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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