OutlookでEPUBファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してMicrosoft Teamsで共有する

■概要

EPUBファイルを受け取るたびに、閲覧や共有のためにオンラインの変換ツールを探し、手作業でPDFに変換していませんか。こうした定型作業は手間がかかるだけでなく、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたEPUBからPDFへの変換をオンラインで実行し、チームへ共有するまでの一連の流れを自動化し、業務効率を改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを使い、EPUBをPDFに変換する作業に手間を感じている方
• ファイル形式の変換からチームへの共有までの手作業をなくしたいと考えている方
• OutlookやMicrosoft Teamsを日常的に利用し、関連業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• オンラインでのEPUBからPDFへの変換、保存、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」を設定し、EPUBファイルが添付されるメールを特定します。
3. オペレーションで、対象メールの添付ファイル情報を取得し、ダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」で任意のオンライン変換ツールにアクセスし、ダウンロードしたEPUBファイルをPDFに変換します。
5. 変換されたPDFファイルを、OneDriveの指定フォルダにアップロードします。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ処理完了とファイル情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理を起動させたいメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするフォルダを任意に設定してください。
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロード、ダウンロードといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
• OneDriveに変換後のPDFファイルを保存する際に、保存先のフォルダやファイル名を任意に指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへのファイル送信では、送信先のチャネルを自由に設定できるほか、本文にメールの件名やファイル名といった変数を組み込めます。

■注意事項

• Outlook、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。