DropboxにWPSファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

WPS Officeで作成されたファイルを扱う際、互換性の問題からPDFへの変換作業に手間がかかっているのではないでしょうか。手作業での変換は、時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや保存ミスといった課題にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、DropboxにWPSファイルがアップロードされるだけで、RPAがPDFへ自動で変換し、指定のフォルダに保存するため、こうしたファイル変換に関する一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に受け取るWPSファイルを、手作業でPDFへ変換している方
• 変換プロセスにおけるファイル管理や保存の手間を解消したい方
• Dropboxを活用しており、ファイル変換に関わる業務全体の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• 変換から指定フォルダへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換業務の時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したWPSファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを利用してダウンロードしたWPSファイルをPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいWPSファイルが格納されるフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで指定したファイルが保存されているフォルダのパスを設定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691