Microsoft TeamsでPDFが投稿されたら、オンラインツールでCADに変換してBoxに保存する

■概要

設計図や図面などをPDFで受け取った後、CADデータに変換する作業は、専門ツールでの手作業となり手間がかかるものです。
特に、チームでファイルを扱う場合、変換後のファイルの管理が煩雑になりがちで、必要な時にすぐに見つけられないといった課題も発生します。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたPDFを自動でCADに変換しBoxへ保存できるため、手作業によるファイル変換と管理の手間を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFをCADに変換する作業が発生し、手間に感じている設計や制作担当者の方
• Microsoft Teamsで共有されたPDFファイルを、変換後にBoxで一元管理したいと考えている方
• ファイル変換やアップロードといった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、PDFからCADへの変換、Boxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイルのダウンロードから変換、アップロードまでを自動処理するため、手作業による変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿されたPDFファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でPDFをCADデータに変換する操作を行います
5. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、必要に応じて後続の処理に必要なテキストデータを加工します
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したCADデータを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルの投稿を監視対象にするか任意で設定可能です
• RPA機能では、利用したいPDFをCADに変換できるオンラインツールのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、元のファイル名や日付などを用いて動的に設定することが可能です

■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。