GoogleフォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでCADに変換してGoogle Driveに保存する

■概要

取引先から受け取った図面ファイルなど、PDFをCADに変換する作業に手間がかかっていませんか。都度オンラインツールを開いて手作業で変換し、保存するプロセスは時間がかかるだけでなく、作業漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにPDFファイルが送信されると、自動でCADデータへの変換とGoogle Driveへの保存が完了するため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFをCADに変換しており、手作業のプロセスに課題を感じている方
• GoogleフォームやGoogle Driveでファイルの授受を行っており、管理を効率化したい方
• ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFをCADに変換し、所定の場所に保存する一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換漏れや、指定外のフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のオンライン変換ツール上でPDFからCADへの変換操作を自動で実行します
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを用いることで、保存ファイル名に用いる情報を整えることも可能です
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換後のCADファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定できます。また、添付ファイルの情報に加えて、フォームで回答された内容を後の工程で利用することも可能です
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、実際に利用するオンライン変換ツールのURLや、ファイルの選択、変換ボタンのクリックといったブラウザ上での操作を自由にカスタマイズできます
• Google Driveへ変換後のファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。例えば、フォームの回答内容をファイル名に含めるような設定も可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。