DropboxにPSファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

PostScript（PS）ファイルをPDFに変換する際、専用のツールを都度開いたり、オンラインコンバーターに手作業でアップロードしたりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のDropboxフォルダにPSファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPDFファイルへと変換し、指定のフォルダに保存します。手作業で行っていたps to pdfの変換プロセスを自動化することで、ファイル形式の変換に伴う手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生する変換作業を効率化したいと考えている方
• Dropboxを活用してファイル管理を行っており、一連の業務を自動化したい方
• RPAを用いて、ブラウザ上でのファイル変換といった定型業務をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、psからpdfへの変換と保存が自動で完結するため、手作業による変換業務の時間を短縮できます
• ファイルの変換忘れや、変換後のファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPSファイルをYoom内にダウンロードします
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンライン変換ツールなどを利用してファイルをPDF形式に変換します
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、アクションの対象となるフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• ファイルをダウンロードするDropboxのアクションでは、対象ファイルがアップロードされたフォルダのパスを設定してください
• 変換したファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691