■概要
Boxに格納したファイルを、都度Microsoft Excelで開いて編集や更新を行う作業に、手間を感じていませんか。手作業による繰り返し業務は、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Microsoft Excelでのシート追加からBoxへの再格納までを自動化できるため、BoxとExcel間の連携における課題を解決し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを日常的に利用し、手作業でのデータ連携に課題を感じている方
- Box上のファイル管理と、Excelを用いたデータ集計業務の効率化を検討している方
- BoxとExcelを連携させることで、ファイル管理業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動で処理が開始されるため、Microsoft Excelで手動更新していた時間を他の業務に充てることができます
- BoxとExcel間での手作業によるファイル移動や更新がなくなるため、ファイルの格納忘れや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Microsoft Excel、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下で後続の処理に進むようにします
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、OneDriveにファイルをアップロードし、そのファイルIDを取得することでMicrosoft Excelでの操作を可能にします
- 次に、Microsoft Excelの「シートを追加」アクションで、ファイルに新しいシートを追加します
- 最後に、シートが追加されたファイルをOneDriveからダウンロードし、Boxの指定フォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐オペレーションでは、ファイル名やファイル形式など任意の条件を設定し、特定のファイルがアップロードされた場合のみ処理を実行するといった設定が可能です
- Boxへファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダを任意で設定できます。前段の情報を活用し、元のファイル名に処理日を付与するなどの柔軟な設定も可能です
■注意事項
- Box、Microsoft Excel、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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