■概要

Confluenceで作成した議事録や仕様書などの情報を、管理のためにMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、ConfluenceとMicrosoft Excelを連携させることで、Confluenceで特定のページが作成された際に、その内容をAIが自動で要約しMicrosoft Excelへ追加するため、ドキュメント管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceで作成したページの情報を、手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
• ConfluenceとMicrosoft Excelを活用した情報共有の効率化を図りたいチームリーダーの方
• ドキュメントの要点を速やかにチームへ共有し、タスク管理を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceのページ作成をトリガーに、内容の取得から要約、Microsoft Excelへの追加までを自動化し、手作業での転記作業にかかる時間を削減します
• 手作業による情報の転記ミスや要約の属人化を防ぎ、常に整理された状態でMicrosoft Excelに情報が蓄積されるため、チーム内の情報共有が円滑になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
4. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します
5. 次に、AI機能の「要約する」アクションで、取得したページ本文を要約します
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、要約した内容などを指定のファイルに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のスペースで作成されたページや特定のラベルを持つページのみを対象にするなど、フローボットを実行する条件を任意で設定することが可能です
• Microsoft Excelへレコードを追加するアクションでは、どのファイルやシートに追加するかを指定できるほか、Confluenceから取得した情報やAIによる要約結果などを、変数として任意の列に格納できます

■注意事項

• Confluence、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。