Google Chatでメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

■概要

日々の業務でGoogle ChatとOutlookを併用していると、複数のツールを確認する手間や、重要な通知の見落としが発生しがちではないでしょうか。
特に、メインの連絡ツールがOutlookの場合、Google Chatの確認が後回しになることもあるかもしれません。
このワークフローは、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、その内容を自動でOutlookにメール通知します。この連携により、ツールを横断する手間を省き、重要な情報の見落としを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの重要な通知をOutlookで受け取り、見逃しをなくしたいと考えている方
• 複数のツールを往復する手間を省き、コミュニケーションをより円滑に進めたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でOutlookにメール通知されるため、都度ツールを確認する手間が省け、迅速な情報把握が可能になります
• 手動での転記や連絡が不要になることで、重要なメッセージの伝達漏れや見落としといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得したメッセージ内容などを本文に設定し、指定した宛先に通知が届くようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送信したいメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ設定することが可能です

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。