Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Google Workspaceでのユーザー情報更新、例えば部署異動や役職変更などを、都度Microsoft Teamsでチームに共有するのは手間がかかるのではないでしょうか。手作業での通知は、連絡漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報が更新されると、関連情報をMicrosoft Teamsへ自動で通知でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとMicrosoft Teamsで社員情報を管理している情報システム部門の方
• 社員の異動や役職変更などの情報を、チームに迅速に共有したいと考えているマネージャーの方
• 手動での通知作業に手間を感じており、Google WorkspaceとMicrosoft Teamsの連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceのユーザー情報更新を検知し、Microsoft Teamsへ自動で通知するため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報伝達による通知漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携する
2. トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定する
3. オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得する
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を指定のチャネルに通知する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチャネルを任意で設定できます。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得したユーザー名や部署名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。