OutlookでWordファイルを受信したら、オンラインツールでPowerPointに変換してDropboxに保存する

■概要

Wordで作成した資料をPowerPointに変換する定型業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。手作業でのファイル変換やアップロードは、時間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する要因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、自動でWordをPowerPointに変換し、指定のDropboxフォルダへ保存します。ファイル形式の変換から保存までの一連の流れを自動化し、日々の業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定例会議などで、WordをPowerPointに変換する作業を定期的に行っている方
• Outlookで受信したファイルをDropboxに手作業で保存しており、手間を感じている方
• 資料作成に関わる一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認からWordをPowerPointに変換し、保存するまでの一連の作業を自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換漏れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無で処理を分けます。
4. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、Wordファイルを取得します。
5. 次に、RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを操作してファイルをPowerPoint形式に変換します。
6. 最後に、データ変換機能でファイル名設定に必要な情報を整えた後、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードや、対象のフォルダを自由に設定してください。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、利用するファイル変換サービスのURLや、PowerPointに変換するための操作手順を任意で設定できます。
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。