■概要
Eventbriteで開催するイベントの参加者管理は、重要な業務の一つですが、参加者が増えるにつれてMicrosoft Excelへの情報転記に手間を感じることはないでしょうか。手作業でのリスト作成は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、EventbriteとMicrosoft Excelを連携させ、特定の条件に合致する参加者が登録された際に、自動で情報をリストに追加するものです。イベント運営における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Eventbriteの参加者情報を手作業でExcelに転記し、管理しているイベント運営担当者の方
- EventbriteからExcelへのデータ移行を自動化し、参加者リスト作成の負担を軽減したい方
- 特定の参加者情報のみを抽出し、マーケティングや営業活動に活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Eventbriteへの参加者登録をきっかけに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、EventbriteとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでEventbriteを選択し、「参加者が登録・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定のチケットを購入した参加者など）に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Eventbriteから取得した参加者情報を指定のファイルとシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Eventbriteから取得した情報（チケットクラスID、アンケートの回答など）をもとに、ワークフローを実行する条件を自由に設定できます
- Microsoft Excelに追加する情報として、氏名やメールアドレスなど、Eventbriteから取得したどの情報をどの列に記録するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- EventbriteとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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