■概要
日々の業務で発生するExcelファイルをPDFに変換して共有する作業、一つ一つは簡単でも積み重なると大きな手間になることはないでしょうか。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにExcelファイルがアップロードされると、自動でPDF形式に変換し、指定のDiscordチャンネルに通知するものです。
手作業による変換や共有の手間をなくし、ExcelからPDFへの変換プロセスを効率化することで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するExcelからPDFへの変換作業に手間を感じている方
- 変換したPDFファイルをDiscordでチームに共有しており、その手作業を自動化したい方
- ファイル変換や共有におけるヒューマンエラーを防ぎ、業務フローを標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードを起点に、ExcelからPDFへの変換と共有が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるファイルの変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、分岐機能を使い、アップロードされたファイルがExcelファイルの場合のみ処理が進むよう設定します
- オペレーションで、データ抽出機能を使い、ファイル名など後続の処理で利用したい情報を抽出します
- オペレーションで、Google Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します
- オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、PDF形式を指定してダウンロードします
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、Excelファイルをアップロードする監視対象のフォルダを任意で指定してください
- 分岐機能では、ファイル名に「.xlsx」が含まれる場合のみ処理を実行するなど、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
- Discordへの通知メッセージには、ファイル名や変換日時といった前段のステップで取得した情報を変数として組み込むことで、より分かりやすい通知が可能です
- 変換後のPDFファイル名は、元のExcelファイル名や抽出した情報をもとに動的に設定でき、ファイル管理を効率化します
■注意事項
- Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しません。
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