Airtableで特定のレコードが追加されたら、AIでメール本文を生成しGmailで送信する

■概要

Airtableに登録した顧客情報やタスクを基に、手作業でメールを作成・送信する業務に手間を感じていませんか。毎回Gmailを開いて同じような内容のメールを作成するのは、時間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、AirtableとGmailの連携を自動化するものです。Airtableに新しいレコードが追加されると、AIが最適なメール文面を自動で生成し、Gmailから送信します。この定型業務の自動化により、作業時間を削減し、より重要な業務へ集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで管理する情報に基づき、Gmailで定型メールを送信している方
• AirtableとGmailを連携させ、手作業による連絡業務を効率化したいと考えている方
• 顧客へのフォローメールや、社内への通知業務の工数を削減したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます
• 手動でのメール作成時に起こり得る、宛先の設定ミスや本文の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を追加し、Airtableから取得したレコードの情報に応じて、後続の処理を分けるための条件を設定します
4. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、Airtableから取得した情報に基づき、メールの件名や本文を生成するよう設定します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に差し込み、メールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースID、テーブルID、またトリガーの起点となる「Created Time」のフィールド名を任意で設定してください
• 分岐機能では、Airtableから取得したレコードの値（例：特定のステータスなど）を条件に設定し、後続の処理を自由に分岐させることが可能です
• AI機能では、メールの件名や本文を生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズできます。Airtableのレコード情報を変数としてプロンプトに含めることで、個別最適化された内容の生成が可能です
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、メッセージ内容を任意に設定できます。前段のオペレーションで取得した情報を変数として差し込むことも可能です

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。