DiscordでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

Discordで受け取ったWordファイルを、都度手作業でPDFに変換してOneDriveに格納する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながら、ファイルの変換漏れや保存ミスが許されないため、気を遣う業務の一つです。
このワークフローは、Discordでのファイル受信をきっかけに、WordファイルをPDFへ変換し、指定のOneDriveフォルダへ自動で格納します。こうした定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取ったWordファイルを手作業でPDFに変換している方
• ファイルの変換や保存作業における、人的ミスの発生に課題を感じている方
• RPAなどを活用して定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordでのファイル受信からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業で行っていたファイル変換や保存の時間を短縮します。
• 自動で処理が実行されることで、ファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとOneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、特定のチャンネルを監視します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにWordファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付されたWordファイルを取得します。
5. オペレーションのRPA機能で、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してWordをPDFに変換するブラウザ操作を自動化します。
6. オペレーションのデータ抽出機能で、ファイル名など必要な情報を抽出します。
7. オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
8. 最後に、オペレーションでTodoistなどを利用して、担当者に確認依頼のタスクを自動で作成することも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、メッセージを監視するサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名の拡張子などを条件に設定し、特定のファイル形式の場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
• RPA機能では、操作対象のWebサイトやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由に設定でき、ファイル名なども変数を用いて動的に設定できます。
• 正規表現によるデータの抽出では、元のファイル名から特定の部分だけを抜き出すなど、抽出したい内容に合わせてパターンをカスタマイズしてください。
• OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を利用して任意に設定できます。

■注意事項

• Discord、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。