Google Chatでメッセージが投稿されたら、boardに顧客を登録する

■概要

Google Chatで受け取った顧客に関する連絡を、手作業で見積・請求書発行ツールであるboardに転記していませんか。このような手作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Chatの特定スペースへのメッセージ投稿をきっかけに、自動でboardへ顧客情報を登録するため、boardとGoogle Chat間の情報連携を円滑にし、顧客管理に伴う一連の業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• boardとGoogle Chatを利用し、顧客情報の登録を手作業で行っている方
• Google Chatでのやり取りをもとに、boardへの情報登録をより迅速に行いたいと考えている方
• 顧客管理業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatにメッセージが投稿されるとboardに顧客情報が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業による転記がなくなることで、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、Google Chatのメッセージ本文から顧客名や会社名などの必要な情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでboardを選択し、「顧客の登録」アクションを設定して、抽出した情報をマッピングすることで顧客が自動で登録されます

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を検知したいスペースの「リソース名」を任意で設定してください
• boardのオペレーション設定では、ご自身のboardアカウントで発行したAPIキーを設定して連携してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Google Chat、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。