Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、boardに顧客を登録する

■概要

Google Chatで受け取った顧客情報を、手作業で営業支援ツールであるboardに転記する作業に手間を感じていませんか。この単純な作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google Chatとboardの連携を自動化し、特定のメッセージ投稿をきっかけに顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による入力の手間を省き、より正確な顧客管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで受け取った顧客情報を、手作業でboardに入力している営業担当者の方
• boardでの顧客管理において、入力漏れやミスの発生に課題を感じているチームリーダーの方
• boardとGoogle Chatを連携させ、顧客登録プロセスを自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatに特定条件のメッセージが投稿されるとboardに顧客が自動登録されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で情報を処理するため、手入力による登録情報の誤りや、重要な顧客情報の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージなど、顧客登録を行いたい条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、Google Chatのメッセージ本文から顧客名や会社名などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録処理を自動化します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したいスペースの「リソース名」を任意で設定してください。
• 分岐機能では、どのようなメッセージを受信した時にフローを実行するか、任意の条件（例：特定のキーワードを含むなど）を設定してください。
• boardとの連携設定を行う際は、お使いのアカウントに応じたAPIキーを正しく設定してください。

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■注意事項

• Google Chat、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。