■概要
Google Chatで受け取った顧客情報を、手作業で営業支援ツールであるboardに転記する作業に手間を感じていませんか。この単純な作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google Chatとboardの連携を自動化し、特定のメッセージ投稿をきっかけに顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による入力の手間を省き、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatで受け取った顧客情報を、手作業でboardに入力している営業担当者の方
- boardでの顧客管理において、入力漏れやミスの発生に課題を感じているチームリーダーの方
- boardとGoogle Chatを連携させ、顧客登録プロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatに特定条件のメッセージが投稿されるとboardに顧客が自動登録されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で情報を処理するため、手入力による登録情報の誤りや、重要な顧客情報の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージなど、顧客登録を行いたい条件を設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、Google Chatのメッセージ本文から顧客名や会社名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして登録処理を自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したいスペースの「リソース名」を任意で設定してください。
- 分岐機能では、どのようなメッセージを受信した時にフローを実行するか、任意の条件（例：特定のキーワードを含むなど）を設定してください。
- boardとの連携設定を行う際は、お使いのアカウントに応じたAPIキーを正しく設定してください。
■注意事項
- Google Chat、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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