■概要

Zoho Mailで受信した打ち合わせの日程などを、手作業でOutlookのカレンダーに一つひとつ登録していませんか？この作業は件数が増えると時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信するだけで、Outlookのカレンダーへ自動でイベントが登録されるため、こうした連携の手間を省き、スムーズなスケジュール管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho MailとOutlookを日常的に利用し、メールからの予定登録に手間を感じている方
• 手作業によるカレンダー登録での入力ミスや、予定のダブルブッキングを防ぎたい方
• OutlookとZoho Mail間の情報連携を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで受信した内容をもとにOutlookへ自動でイベントが登録されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による日時の入力間違いや予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文からイベント登録に必要な日時や件名といった情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をマッピングしてイベントを作成します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、連携するアカウントIDを任意で指定してください。
• 同じくZoho Mailのトリガー設定で、フローを起動させる条件となる「特定のワード」を自由に設定できます。例えば「打ち合わせ」「アポイントメント」など、業務内容に合わせたキーワードを指定することが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。