■概要
請求書や領収書などのPNG画像ファイルに含まれる情報を、都度手作業でMicrosoft Excelへ転記していませんか？このような作業は時間がかかる上に、転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すると、PNGファイルからExcelへのデータ入力を自動化できます。Boxにファイルが格納されるだけで、OCRがテキストを読み取り、Microsoft Excelの指定のシートへ自動でレコードを追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたPNG画像の内容を、手作業でMicrosoft Excelへ転記している方
- 書類のスキャンデータ（PNG）からExcelへ入力する作業の効率化を図りたい方
- データ入力における手作業での転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- PNGファイルをBoxに格納するだけでMicrosoft Excelへのレコード追加が完了するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記プロセスを自動化することで、入力内容の間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたPNGファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を紐付けてレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、読み取るPNGファイルの種類に応じて、テキストを抽出したい範囲や項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Excelへレコードを追加する際に、OCRで抽出した情報（変数）と合わせて、日付や担当者名といった固定のテキストを特定のセルに登録するよう設定できます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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