Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

■概要

申込書や名刺といった顧客情報を画像やPDFファイルで受け取り、Google Driveで管理しているものの、案件管理ツールのboardへ手作業で転記する際に手間や入力ミスが発生していませんか。

このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。これにより、Google Driveとboard間でのデータ入力作業を効率化し、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveとboardを活用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている方
• 紙媒体で受け取った顧客情報をデータ化し、boardで一元管理したいと考えている方
• 手作業による顧客情報の入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納を起点に顧客登録が自動化されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での転記作業が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
5. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」を設定し、OCRで抽出した情報を元に新しい顧客データを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、起動の対象としたいフォルダを任意で設定してください
• OCR機能で読み取ったテキスト情報のうち、どの情報をboardのどの項目（顧客名、住所、電話番号など）に登録するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Google DriveとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。