■概要
Gmailで受信した重要なメールの内容を、都度kintoneに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生するリスクも伴います。このワークフローは、Gmailとkintoneの連携を自動化し、特定ラベルのメールを受信するとAIが内容を要約し、kintoneへ自動でレコード追加を実行します。これにより、手作業による非効率な業務を改善し、情報の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る問い合わせなどをkintoneで管理しており、手入力の作業をなくしたい方
- Gmailとkintoneを連携させ、顧客からの連絡や案件の管理を自動化したいと考えている方
- メールの見落としやkintoneへの入力漏れ・ミスを防ぎ、情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると、内容が自動で要約されkintoneへ登録されるため、手作業での転記や要約作成にかかる時間を削減できます
- 手動でのデータ入力が不要になることで、コピー＆ペースト時の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約」アクションで受信したメール本文の要約を生成します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで生成した要約などの情報を指定のアプリに登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneにレコードを追加する際、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定できます。Gmailから取得した送信者情報や件名、AIが生成した要約などを、kintoneの各項目に対応させてください
■注意事項
- Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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