■概要
複数のプロジェクトや部署でGoogle DriveとBoxを併用していると、手動でのファイル移動やコピーに手間がかかり、管理が煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにも格納する処理を実現します。Google DriveとBox間のファイル連携を自動化することで、二重管理の手間や更新漏れといった課題を解消し、よりスムーズなファイル管理体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、ファイルの手動コピーに手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化したいと考えている情報システム担当者の方
- ファイル共有のルールを定め、人的ミスなくGoogle DriveとBoxの連携を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点にBoxへ自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの格納漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、後続のアクションに進む条件を任意で設定することが可能です
- Boxへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダを固定で指定したり、前段のトリガーで取得したファイル名を変数として埋め込んで動的に設定したりと、柔軟なカスタムができます
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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