Boxで特定のファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り、DripにSubscriberを作成する

■概要

イベントで交換した名刺や資料をスキャンし、Boxに保存しているものの、そこからMAツールであるDripへ手作業で情報を入力するプロセスに手間を感じていませんか。一件一件の入力は単純作業でありながら、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとDripを連携させ、特定のフォルダにファイルがアップロードされるだけでOCRが情報を自動で読み取り、DripへSubscriberとして登録までを自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存した名刺などの情報を、手作業でDripに転記しているマーケティングや営業担当者の方
• BoxとDripを連携させ、リード情報の登録を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
• オフラインで獲得したリードを迅速にDripへ登録し、アプローチまでの時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルをアップロードするだけで、DripへのSubscriber登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの精度向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DripとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続けてオペレーションで、分岐機能を設定し、特定のファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理を実行するようにします
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. その後、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでDripの「Create Subscriber」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にSubscriberを自動で作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、アップロードを監視する対象のフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段で取得した情報をもとに処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます
• OCR機能では、読み取る名刺や書類の形式に合わせて、会社名や氏名、メールアドレスといった抽出項目を任意で設定できます
• Dripへの登録時、OCRで読み取ったどの情報をどのフィールドに登録するか、自由にマッピング設定が可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■ 注意事項

• BoxとDripのそれぞれをYoomと連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。