フォームから回答が送信されたら、XeroにContactsを作成し、Squareに顧客情報を登録する

■概要

Webサイトのフォームから問い合わせがあった際に、その都度手作業で会計ツールや決済システムに顧客情報を登録する作業は、時間と手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答が送信されるだけで、自動でXeroに連絡先を作成し、Squareへ顧客情報を登録できるため、手作業による二重入力の手間や入力ミスを防ぎ、顧客管理業務を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• SquareやXeroへの顧客情報の登録を、手入力で行っているバックオフィス担当者の方
• フォームから獲得したリード情報を各SaaSで管理しており、入力作業を効率化したい方
• SquareとXeroを連携させて、顧客情報の登録から管理までを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると、XeroとSquareに自動で情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SquareとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションを設定して連絡先情報を作成します
4. 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定し、同様に顧客情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、顧客情報の登録に必要な氏名や連絡先など、質問項目を自由に設定してください
• Xeroに連絡先を作成するオペレーションでは、フォームで取得した値を引用し、どの情報をどの項目に登録するかを任意で設定できます
• Squareに顧客情報を登録するオペレーションでも同様に、前段のステップで取得した値を引用して、登録する情報を自由にマッピングしてください

■注意事項

• Square、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。