Googleフォームで回答が送信されたら、XeroでPurchase Orderを作成しCapsule CRMでTaskを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた発注依頼や問い合わせの内容を、会計ソフトやCRMに手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Googleフォームへの回答を起点とした、Capsule CRMとXeroへのデータ連携を自動化できます。発注書の作成から関連タスクの起票までがスムーズに実行され、手作業による負担やミスを減らすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとXeroを利用し、発注情報の管理を手作業で行っている方
• Googleフォームからの回答内容を、各システムへ転記する作業に手間を感じている方
• Capsule CRMとXero間のデータ連携を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答をトリガーに、Xeroでの発注書作成からCapsule CRMのタスク作成までが自動化されるため、データ入力の時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRM、Googleフォーム、XeroをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでXeroの「Create Purchase Order」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をもとに発注書を作成します
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、対応すべきタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• Xeroで発注書を作成する際には、Googleフォームから取得した回答内容を引用し、発注書の各項目に設定してください
• Capsule CRMでタスクを作成する際には、担当者や期限などを任意で設定し、前のステップで取得した情報をタスク詳細に含めるように設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Xero、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133