Google スプレッドシートとXeroを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらXeroの請求書を自動更新する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

今回テスト用に作成したシートは、作成のフローで使用したものと同じです。

作成ができたら、Google スプレッドシートの連携に移ります。
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleアカウントの選択後、「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻ります。

Xeroのマイアプリ連携

連携したいXeroのアカウントにログインします。
Email宛にログイン承認メールが届くので、URLをクリックして承認します。

Yoomの画面に戻り「Allow access」をクリックすればマイアプリ連携完了です。

一覧に追加されていることが確認出来たら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

ステップ2：Google スプレッドシートでアプリトリガー設定

最初の設定は「行が更新されたら」です。
作成したGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、フローが動くように設定しましょう。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

タイトルは修正できるので、ご自身のわかりやすいものに変更しておきましょう。
アカウント情報に間違いがなければ、次に進んでください。

次にトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択でき、設定した時間ごとにGoogle スプレッドシートでの行更新の有無を確認します。

なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

• スプレッドシートID：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
• シートID：使用するタブ名を候補から選択
• 一意の値が入った列：同列内で値が重複しない列を指定(A=No)
• 更新を検知したい列：フローのトリガーとなる列を指定(D=Due Date)

すべての項目を設定したら「更新を検知したい列」の更新を行ってから「テスト」をクリックしてください。
作成したシートのD列を、2024/5/1から2024/5/2に更新しました。

‍

テストが成功すると、シート上の値が反映されたアウトプットが取得できます。

確認ができたら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：Xeroで請求書更新の設定

続いて「Update Invoice」の設定です。
1ページ目は、Google スプレッドシートと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。

次のページではXeroの詳細設定を行います。

Tenant IDは候補から選択してください。
その他必須項目と必要な項目は、アウトプットを活用して入力していきましょう。

すべて入力ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功すると、Xero上で請求書が更新されるので確認してください。
問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、自動でXeroの請求書も更新されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Xeroを使ったその他の自動化例

ほかにもYoomには、Google スプレッドシートとXeroを使ったフローがあるのでいくつか紹介します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに請求書を作成する

Google スプレッドシートに行を追加するだけで、Xeroに自動的に請求書を作成することができるフローです。データ入力の手間を省き、作業効率の向上が期待できます。さらに、手動入力によるエラーを減らし、迅速な請求書発行が見込まれます。特に、スムーズな請求プロセスを目指している方に最適な自動化です。

Google スプレッドシートで行が追加・更新されたら、Xeroに連絡先を作成・更新する
Google スプレッドシートに新しい連絡先情報を入力すると、Xeroに自動的に登録され、さらにスプレッドシートの情報が変更されると、Xeroの連絡先情報も迅速に更新されるフローです。この一連のプロセスにより、データ入力の手間を省き、正確な顧客情報の管理が期待できます。最新情報を常に反映し、業務効率化を目指したい方に最適です。

まとめ

Yoomを使えば、Google スプレッドシートとXeroの連携が簡単に実現でき、手動作業の負担を軽減できます。プログラミングの知識がなくても設定できるため、どなたでも導入が可能です。

この連携により、効率的な業務運営を目指せるだけでなく、日々の作業にゆとりが生まれるでしょう。Yoomは無料で始められるので、まずは登録して、その効果をぜひ体感してください。