■概要
新しい取引先の情報を、会計ソフトのXeroと時間管理ツールのHarvestにそれぞれ手入力する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。特に複数のツールを併用していると、情報の二重入力は業務の非効率を招きます。このワークフローは、一度フォームに情報が送信されるだけで、XeroとHarvestの両方に自動でContact（連絡先）情報を作成します。手作業による登録の手間とミスをなくし、顧客管理の初動をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- XeroとHarvestを利用しており、新規顧客情報の登録作業を効率化したいと考えている方
- フォームからの問い合わせを起点に、XeroやHarvestへ手動でデータを転記している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を担保したいバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信をきっかけに、XeroとHarvestへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、XeroとHarvestをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に応じた処理の条件分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションでフォームの回答内容を引用して設定します。
- 最後に、オペレーションでHarvestを選択し、「Create Contact」アクションで同様にフォームの情報を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、XeroやHarvestに登録したい情報に合わせて、質問項目を自由に設定してください。
- 分岐機能では、フォームで取得した値をもとに「特定の回答があった場合のみ処理を実行する」といった条件を任意で設定できます。
- Xeroに登録するアクションでは、フォームで取得した値をどのフィールドに登録するかを自由にマッピング設定してください。
- Harvestに登録するアクションでも同様に、フォームの回答内容を引用して、登録したい各項目を自由に設定できます。
■ 注意事項
- XeroとHarvestのそれぞれをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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