■概要
見込み顧客と確定顧客のリストをスプレッドシートで管理し、特定の顧客だけを会計ソフトのXeroと時間管理ソフトのHarvestに手作業で登録していませんか。
どの顧客を登録すべきかを目視で判断し、別々のシステムへ手入力する作業は、登録漏れやタイプミスだけでなく、登録タイミングの間違いも引き起こす原因となります。
このワークフローは、Google スプレッドシートの特定の行をトリガーとして、XeroとHarvestへ自動で取引先（Contact）を作成します。
顧客管理をスプレッドシートに一本化し、登録すべき顧客の判定と、面倒な二重入力の作業を完全に自動化することで、業務の初期設定を大幅に効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 見込み顧客と確定顧客を一つのシートで管理し、確定後の登録作業を自動化したい方
- スプレッドシートを顧客マスタや営業管理表として活用し、ステータス変更に応じて後続の作業を自動で開始したい方
- 営業担当者がステータスを更新するだけで、事務担当者への依頼なしに、自動で顧客登録が完了する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定の条件を満たすだけで登録が自動で完了するため、どの顧客を登録すべきかを確認する手間や二重・三重入力の手間を省きます
- 登録条件の判定も自動化されるため、登録漏れやタイミングの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、全ツールで顧客情報を正確かつ最新の状態に保てます
- 顧客化のトリガーを明確に標準化できるため、営業から経理・実務への引き継ぎがスムーズになり、部門間の連携が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとXero、HarvestをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Google スプレッドシートの内容に応じた処理の条件分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションでフォームの回答内容を引用して設定します。
- 最後に、オペレーションでHarvestを選択し、「Create Contact」アクションで同様にフォームの情報を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートでは、スプレッドシートIDやシートID、テーブルの範囲を自由に設定してください
- 分岐機能では、フォームで取得した値をもとに「特定の回答があった場合のみ処理を実行する」といった条件を任意で設定できます。
- Xeroに登録するアクションでは、フォームで取得した値をどのフィールドに登録するかを自由にマッピング設定してください。
- Harvestに登録するアクションでも同様に、フォームの回答内容を引用して、登録したい各項目を自由に設定できます。
■ 注意事項
- Google スプレッドシート、Xero、HarvestのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.png){kind=small}
.png)
.png)
