■概要
日々の業務でフォームから受け付けた顧客情報を、会計ソフトのXeroや決済システムのSquareに都度手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに新しい回答が送信されると、その内容を元に自動でXeroとSquareに顧客情報が登録されます。手作業による登録業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- SquareとXeroを利用しており、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせ対応で、手作業でのデータ登録に課題を持つ担当者の方
- SquareとXeroの連携を通じて、顧客管理業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点にXeroとSquareへ自動で顧客登録が完了するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストの作業が不要になり、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとXeroをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続いて、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションを設定し、フォームの回答内容を引用して顧客情報を作成します
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定し、同様にフォームの情報を元に顧客を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、顧客情報の取得に必要な質問項目を自由に設定してください
- 分岐機能では、フォームの回答内容をもとに「特定のプランに申し込んだ場合のみ」など、処理を実行する条件を自由に設定可能です
- XeroにContactsを作成する際、フォームの回答内容を引用して、名前やメールアドレスなどの各項目に設定してください
- Squareに顧客情報を登録する際も同様に、フォームから取得した情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます
■ 注意事項
- SquareとXeroのそれぞれをYoomと連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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