■概要
日々の業務でAsanaを利用してタスク管理を行っているものの、重要なタスクの確認漏れや、関係者へのリマインドを手間に感じていませんか。特に、Outlookを開いて手動で通知メールを作成する作業は、定型業務でありながらも時間を要し、ミスが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、AsanaとOutlookを連携させ、毎日決まった時間に今日が期限のタスクを自動でリストアップし、Outlookから通知する作業を自動化するためのものです。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを併用しており、タスクの通知や共有を自動化したいと考えている方
- 毎日のタスク確認やリマインドメールの作成業務の時間を削減し、生産性を高めたい方
- 手作業によるタスクの確認漏れや通知ミスを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日指定した時間にAsanaからタスク情報を自動で取得するため、これまで手作業で行っていた確認・通知業務の時間を短縮できます
- 人の手による確認作業をなくすことで、タスクの見落としや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なタスク管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、フローを起動したい日時（毎日、毎週など）を設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、今日が期限のタスクを取得するアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を受け取りたいメールアドレスを任意で設定してください。ご自身のメールアドレスのほか、チームのメーリングリストなどを設定することも可能です
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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