Microsoft Teamsに投稿された特定条件の内容をもとに、HubSpotで会社を作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションから発生した新しい取引先情報を、その都度手作業でHubSpotに登録するのは時間がかかり、入力ミスや登録漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Microsoft TeamsとHubSpotをスムーズに連携させ、特定のチャネル投稿をトリガーとしてHubSpotへ会社情報を自動で作成できます。手作業による登録の手間を省き、より迅速で正確な顧客管理を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとMicrosoft Teamsを活用し、顧客情報の登録作業を効率化したいと考えている方
• Microsoft Teamsでの情報共有からHubSpotへの手入力に手間を感じている営業担当者の方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点に会社情報が自動でHubSpotに作成されるため、これまで手作業で行っていた登録時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名の誤入力や登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージから会社名などの必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに会社を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意のものに変更して設定してください
• 分岐機能では、例えば「特定のキーワードが含まれていたら」といったように、ワークフローを起動させたい条件を任意で設定することが可能です

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■注意事項

• Microsoft Teams、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。