Google Driveに特定のファイルがアップロードされたら、内容をOCRしMiroにボードを作成する

■概要

オンラインホワイトボードのMiroと、ファイル管理で用いるGoogle Driveを連携させたいものの、手作業で情報を転記することに手間を感じていませんか。
また、手作業による転記では、情報の抜け漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が内容を読み取りMiroにボードを自動で作成するため、こうした課題を円滑に解決し、情報共有のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MiroとGoogle Driveを活用した情報整理やブレインストーミングを頻繁に行う企画・マーケティング担当者の方
• 参照資料の内容をMiroへ手作業で転記しており、準備に時間がかかっているチームリーダーの方
• デザインの参考資料などをGoogle Driveで収集し、Miroでチームに共有するプロセスを自動化したいデザイナーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Miroのボード作成までが自動化されるため、手作業での転記や整理にかかる時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMiroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理が実行されるよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにボードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、アップロードされた特定のファイルを対象とします。
• OCR機能では、ファイル内のどの部分の情報をテキストとして抽出するかを任意でカスタマイズできます。
• Miroのボード作成アクションでは、ボード名や説明文などに、前段のOCR機能で取得したテキスト情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Google Drive、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。