■概要
Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度Brevoへ手作業で登録する作業に手間を感じていませんか？この方法は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、OutlookとBrevoの連携を自動化するものであり、特定のメールを受信した際にその内容から必要な情報を抽出して、Brevoにコンタクトを自動で作成します。手作業による登録の手間やミスをなくし、顧客管理の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BrevoとOutlookを活用した顧客情報の登録を自動化したいと考えているご担当者様
- Outlookで受信するリード情報をBrevoへ手作業で転記しており、手間を感じている方
- メールからのコンタ-クト登録における入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にBrevoへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BrevoとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文などから、コンタクト作成に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでBrevoの「コンタクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、すべての受信メールではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にしたい場合に、任意のフォルダIDを設定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、BrevoそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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