Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、Brevoにコンタクトを作成する

■概要

BrevoとOutlookを併用し、メールマーケティングや顧客管理を行っているものの、手作業でのコンタクト登録に手間を感じていませんか。特定のメールが届くたびに手動で情報を転記していては、時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローは、Outlookで受信した特定のメール情報を基に、Brevoへ自動でコンタクトを作成する仕組みを構築します。BrevoとOutlook間の連携を自動化し、日々の定型業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した問い合わせなどを手作業でBrevoに登録している方
• BrevoとOutlookを活用したリード管理の効率化を目指すマーケターの方
• 手作業による転記ミスをなくし、顧客情報の正確性を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールの内容が自動でBrevoに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での転記作業が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BrevoとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したメールのみ後続の処理に進むように設定します
4. 次に、テキスト抽出機能でメール本文から、Brevoに登録したい氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでBrevoの「コンタクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定できます
• 分岐機能では、特定の件名や差出人アドレスなど、自動化の起点としたい条件を任意で設定することが可能です

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■注意事項

• Outlook、BrevoそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。