Wrikeで特定のタスクが作成されたら、Outlookのカレンダーにイベントを追加する

■概要

Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、Outlookで個人のスケジュールを管理している場合、双方の情報を手作業で同期させるのは手間がかかり、登録漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Wrikeでタスクが作成されると、自動でOutlookのカレンダーにイベントとして追加されます。OutlookとWrike間での面倒な二重入力をなくし、タスクのスケジュール管理を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wrikeで管理しているタスクを、Outlookカレンダーへ手作業で登録している方
• OutlookとWrikeを使ったタスク管理で、二度手間や入力漏れをなくしたい方
• タスクのスケジュール反映を自動化し、プロジェクト管理を効率化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Wrikeでタスクが作成されると自動でOutlookにイベントが登録されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるカレンダーへの登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WrikeとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでWrikeの「タスク情報を取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたタスクの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したタスク情報をもとに後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をカレンダーに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Wrikeの「タスク情報を取得」アクションでは、対象のタスクIDを、トリガーで取得したIDを変数として設定してください。
• 分岐機能では、Wrikeから取得したタスクの担当者やステータスといった情報をもとに、「特定の担当者の場合のみ処理を進める」など、後続のオペレーションを実行する条件を自由に設定できます。
• Outlookにイベントを登録するアクションでは、イベントの件名や開始・終了日時、本文などに、Wrikeから取得したタスク情報を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Wrike、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。