Microsoft SharePointでファイルが作成されたらOCRで読み取り、HubSpotにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft SharePointに保存した名刺や申込書などのファイル情報を、一件一件HubSpotに手入力する作業に時間を取られていませんか。この手作業は時間がかかる上、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとHubSpotをシームレスに連携させ、ファイルが作成されるとOCRで情報を自動で読み取り、HubSpotにコンタクトを作成します。これにより、データ入力のプロセスを効率化し、正確性を高めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存したファイルからHubSpotへ手作業で情報を転記している方
• HubSpotとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、データ入力業務を効率化したい方
• 紙の名刺や申込書をスキャンし、迅速にHubSpotのコンタクトとして登録・管理したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル作成をきっかけに、OCRが情報を読み取り自動でHubSpotに登録するため、これまで手入力に費やしていた時間を削減できます
• HubSpotとMicrosoft SharePoint間のデータ転記を自動化することで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトのIDとフォルダのIDを、ご利用の環境に合わせて設定してください

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■注意事項

• Microsoft SharePoint、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。