Google Driveにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果をGoogle Chatに通知する

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■概要

日々の業務でGoogle Driveにアップロードされる多数のファイルを都度開封して内容を確認し、Google Chatでチームに共有する作業は、手間がかかる上に重要な情報の見落としにも繋がりかねません。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Geminiが自動でファイル内容を解析し、その結果をGoogle Chatに通知します。GeminiとGoogle Chatを連携させることで、手作業による情報共有プロセスを効率化し、効率的な対応を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方

Google DriveとGoogle Chatを使い、ファイル共有や確認作業の効率化を目指す方
Geminiを活用して、議事録や報告書などのドキュメント解析業務を自動化したい方
チーム内の情報伝達を迅速化し、レビューや確認のプロセスを改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

ファイルがアップロードされると、内容の解析から共有までが自動で行われるため、手作業で確認し報告する時間を削減できます
Geminiによる解析結果が指定のGoogle Chatへ即時通知されるため、担当者間の情報共有が円滑になり、スムーズな意思決定を支援します

■フローボットの流れ

はじめに、Google Drive、Gemini、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分けるための「分岐機能」を設定します
次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
次に、オペレーションで、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定します
次に、オペレーションで、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、要約などのプロンプトを入力します
最後に、オペレーションで、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Geminiが生成した内容を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google Driveのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのIDを任意に指定してください
分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段で取得した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
Google Driveのファイルダウンロード設定では、ファイルIDを固定値で指定したり、トリガーで取得したIDを変数として設定したりできます
Geminiのアクションでは、解析対象とするファイルを前段のオペレーションで取得したものから指定可能です
Geminiのプロンプトは、「この内容を要約して」など自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です
Google Chatへの通知は、通知先のスペースやダイレクトメッセージを任意に設定でき、本文もGeminiの生成結果などを含めて自由に作成できます

■注意事項

Google Drive、Gemini、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Gemini

YoomではGeminiのAPIとノーコードで連携することが可能です。 GeminiをAPI経由で利用し、さまざまなタイミングで自動的にコンテンツを生成することができます。チャットツールと連携してAIチャットボットを作成したり、データベース系のサービスと連携してGeminiで生成したテキストを自動的に格納することも可能です。