Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、TickTickでタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsでの円滑なコミュニケーションは業務に不可欠ですが、チャットの中から発生したタスクを別途TickTickに登録する作業は、手間がかかり登録漏れの原因にもなりがちです。特にチームでのタスク管理においては、こうした非効率が業務全体の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿を検知して、自動でTickTickにタスクを作成するため、手作業によるタスク登録の手間とミスをなくし、チーム内のタスク管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのタスク依頼を、手作業でTickTickに転記している方
• TickTickをチームで活用しており、タスクの登録漏れや対応遅れをなくしたいマネージャーの方
• Microsoft Teams上のコミュニケーションを起点とした、タスク管理業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿から自動でTickTickへタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます。
• 手動でのタスク登録による入力ミスや、依頼の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとTickTickをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、「タスク」など特定のキーワードが含まれる投稿があった場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージからタスク名や期限などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用してタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、タスク作成の起点としたいチャネルを任意で指定することが可能です。
• 分岐機能では、フローを作動させる条件として「タスク」や「至急」、「依頼」といった特定の語句を含むか否かなどを自由に設定できます。
• AIによるテキスト抽出では、メッセージ本文からタスクのタイトル、内容、期限など、TickTickに登録したい情報を任意に抽出できます。
• TickTickへのタスク作成時、タイトルや内容に固定のテキストを追加したり、AIが抽出した値を埋め込んだりといった柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。