■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手作業でDiscordに共有していませんか？特に画像ファイルの場合、内容の転記に手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveとDiscordを連携させ、指定フォルダに格納されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でDiscordに通知できます。ファイル確認から情報共有までの一連の作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveのファイルをDiscordで共有しており、手作業での通知に手間を感じている方
- 画像やPDF形式の書類をチームで扱うことが多く、内容の確認や共有を効率化したい方
- Google DriveとDiscordを連携させて、定型的な情報共有業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りからDiscordへの通知までを自動化し、手作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動でテキストを抽出して通知するため、手入力による転記ミスや重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを含んだメッセージを任意のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで読み取ったテキスト情報の中から、通知したい特定の情報（例：取引先名や金額など）だけをYoomのテキスト加工機能で抽出し、後続のオペレーションで活用することが可能です。
- Discordへ送信するメッセージは、抽出した情報と固定の文面を組み合わせて、用途に応じた通知内容に自由にカスタマイズできます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google DriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
