■概要
日々の業務でGmailに届く大量のメールの中から、対応すべきタスクを手動でタスク管理ツールのTickTickに登録する作業は、時間がかかるだけでなく、登録漏れのリスクも伴います。特に、重要な依頼を見逃してしまうと、業務に支障をきたすことも少なくありません。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTickTickにタスクを作成する仕組みを構築でき、手作業によるタスク登録の手間やミスをなくし、業務の抜け漏れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼をTickTickで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- メールでの依頼が多く、TickTickへのタスク登録漏れや対応忘れを防ぎたいチームリーダーの方
- GmailとTickTickを連携させ、タスク管理業務そのものを自動化・効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信すると自動でTickTickにタスクが登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 手入力によるタスクの登録漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な依頼の見落としなどのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TickTickとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文などからタスク名に必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを作成」アクションを選択し、抽出した情報を基にタスクが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるキーワードを任意で設定してください。例えば「依頼」「タスク」「至急」など、業務内容に合わせたキーワードを設定することで、必要なメールのみを自動でタスク化できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Gmail、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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