画像データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加してGmailで通知する

■概要

請求書や申込書などの画像データを手作業で確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、画像データからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートへの転記、そして完了通知をGmailで送信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 紙の書類をOCRでデータ化し、Google スプレッドシートで管理している方
• 画像データのテキストを手入力しており、自動化で業務を効率化したい方
• 転記作業の完了を、関係者へGmailで自動的に共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OCRで読み取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでYoomフォームを選択し、画像データをアップロードするためのフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了の旨を関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたい画像ファイルから抽出する項目を任意で設定できます。請求書番号や会社名など、必要な情報だけを抽出するようカスタムしてください
• Gmailでの通知アクションでは、メールの送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、メールの件名や本文には、OCRで読み取った情報などを変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924