OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRを行いZoomにミーティングを作成する

■概要

OneDriveにアップロードされた申込書などのファイルをもとに、手作業でZoomのミーティングを作成していませんか。ファイルを開いて内容を確認し転記する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、OneDriveとZoomを連携させ、ファイルのアップロードからミーティング作成までを自動化します。OCR機能でファイル内容を自動で読み取るため、手作業による転記そのものをなくし、関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したファイルを元に、Zoomで商談や面談を設定している営業や採用担当者の方
• ファイル管理とミーティング設定を連携させ、手作業による非効率な業務を改善したい方
• OneDriveとZoomを活用した業務フローの自動化で、チームの生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードをきっかけにZoomのミーティングが自動で作成されるため、これまで手作業での設定に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能がファイルから情報を直接読み取りミーティングを作成するため、人の手による転記ミスやミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル名やファイル形式の場合のみ後続の処理に進むといった条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからミーティング作成に必要な情報を読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を利用してミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名など前段のステップで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを処理する条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズしてください。
• Zoomのミーティング作成アクションでは、トピックや議題など各項目に、固定値や前段のステップで取得した情報を変数として任意に設定できます。

■注意事項

• OneDrive、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です：
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。