■概要

時間管理ツールのTogglで新しいクライアントを登録した際、関係者への情報共有は手作業で行っていませんか。手動での連絡は対応の遅れや共有漏れにつながりやすく、プロジェクトの立ち上がりに影響を及ぼすこともあります。このワークフローは、TogglとGmailを連携させることで、こうした課題を解消します。Togglで新規クライアントが作成されると、自動でGmailに通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Togglでクライアント情報を管理しており、チームへの共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• TogglとGmailを日常的に利用しており、手作業での情報連携に手間を感じている方
• クライアント追加時の連絡プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Togglに新規クライアントが追加されると、自動でGmailへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での通知で起こりがちな宛先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいクライアントが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にクライアント追加の通知メールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Togglのトリガー設定では、通知の対象としたいWorkspaceのIDやDescription（説明）を任意で指定することが可能です
• Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したクライアント名などの情報を変数として埋め込むこともできます

■ 注意事項

• TogglとGmailのそれぞれをYoomと連携してください。