Zoho Formsから特定の回答が送信されたら、ChatGPTで解析しOutlookに通知する

■概要

オンラインフォームからの問い合わせやアンケート回答を手動で確認し、その都度内容をまとめてOutlookで関係者に共有する作業は、手間と時間がかかる業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに特定の回答が送信された際に、その内容をChatGPTが自動で解析・要約し、Outlookを通じて指定の宛先に通知します。ChatGPTとOutlookを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の確認・共有フローを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで受け付けた内容の確認や関係者への情報共有に時間がかかっている方
• ChatGPTとOutlookを連携させ、手動でのメール作成や通知業務を自動化したい方
• フォームの回答内容に応じて、通知の要否や内容を判断する業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsへの情報送信を起点に、内容の解析からOutlookでの通知までが自動処理されるため、手作業による確認や転記の時間を短縮できます。
• ChatGPTが設定された指示に基づきテキストを生成するため、担当者による解釈のばらつきを防ぎ、情報共有の質を均一化することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Forms、ChatGPT、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、フォームの回答内容に基づいて、後続のアクションを実行する条件を指定します。
4. 条件に合致した場合、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで、フォームから取得した情報を基に要約などのテキストを生成させます。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、ChatGPTが生成したテキストを指定の宛先に送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Zoho Formsから取得した情報（特定の回答キーワードなど）を利用し、後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定できます。
• ChatGPTのオペレーションでは、生成したいテキストの内容に応じてプロンプトを自由にカスタマイズでき、Zoho Formsから取得した情報を変数として利用することが可能です。
• Outlookのオペレーションでは、任意の宛先や件名、本文を設定でき、前段のChatGPTが生成したテキストなどを変数として活用し、メール内容に含めることができます。

■注意事項

• Zoho Forms、ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
• Zoho FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。