■概要
Outlookで受信する大量の添付ファイルの内容を確認し、Microsoft SharePointへ手作業で格納する業務に手間を感じていませんか。特に、一つひとつのファイルを開いて内容を把握するのは大きな負担となりがちです。このワークフローは、Outlookでのファイル受信をきっかけにGeminiが内容を自動で要約し、その結果をMicrosoft SharePointに格納する一連の流れを自動化します。GeminiとMicrosoft SharePointを連携させることで、文書管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する添付ファイルの確認・整理業務を効率化したい方
- GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、情報集約や文書管理を自動化したいと考えている方
- 手作業による情報整理から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGeminiによる要約、Microsoft SharePointへの格納までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮します。
- 人の手によるファイルの確認漏れや、Microsoft SharePointへの登録ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Gemini、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分けます。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFや画像ファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでGeminiを設定し、抽出したテキスト情報を基にコンテンツ（要約）を生成します。
- オペレーションで書類発行機能を設定し、生成した要約を任意のGoogle スプレッドシートの雛形に出力します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガーでは、自動化の対象としたいメールのフォルダや件名に含まれるキーワードなどを任意に設定できます。
- 分岐機能では、メールに添付ファイルがあるか否かなど、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Geminiでは、要約を生成するための指示（プロンプト）を自由にカスタマイズでき、メールの件名などの情報を変数として利用できます。
- 書類発行機能では、アウトプットとして利用するGoogle スプレッドシートの雛形を任意に設定でき、Geminiが生成した要約などを指定のセルに出力できます。
- Microsoft SharePointでは、アップロードするファイル名や格納先のフォルダなどを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- Outlook、Gemini、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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