Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Google Chatに通知する

■概要

CalendlyはGoogle Calendarなどとの連携が便利な一方、新しい予定が登録されたことをチームメンバーに都度共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
重要な商談や面接の予定は関係者に迅速な共有が必要ですが、手作業での連絡は共有漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定の予定が登録された際に、自動でGoogle Chatへ通知を送信するため、こうした手作業による手間やミスを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyとcalendarツールを連携し、商談や面接の日程調整を効率化したい方
• Calendlyで確定した予定を、手作業でGoogle Chatなどのチャットツールへ通知している方
• 日程調整後のチームへの情報共有プロセスを自動化し、コミュニケーションを円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyに予定が登録されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます
• 通知の送信漏れや、予定の詳細を転記する際の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyから取得した予定情報を通知するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatに送信するメッセージの通知内容は、自由にカスタマイズが可能です。Calendlyから取得した予定の日時や参加者名などの情報を本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます

■注意事項‍

• CalendlyとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。