Calendlyで特定ユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Calendlyを使った日程調整は便利ですが、調整が完了するたびに手動でOutlookからフォローアップのメールを送るのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複数の予定を並行して管理する場合、送信漏れや内容のミスなども起こりやすくなります。

このワークフローを活用すれば、Calendlyであなたのcalendarに新しい予定が登録されたタイミングを検知し、自動でOutlookからメールを送信するため、こうした手作業による手間やミスを解消し、スムーズな連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyで調整した予定に対し、Outlookから手作業でフォローメールを送付している方
• Calendlyとcalendarを活用した日程調整後の、連絡業務でのミスや漏れをなくしたい方
• 日程調整から参加者への連絡までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が登録されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応で起こりうるメールの送信忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」を設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先や件名、本文を指定してメールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定してください。
• 本文には、Calendlyのトリガーから取得した「予定の日時」や「参加者名」といった情報を組み込むことができ、パーソナライズされた案内メールの自動送信が可能です。

■注意事項‍

• CalendlyとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。