■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、海外拠点や外国人スタッフとの連携でOutlookを使った情報共有に手間を感じていませんか？
特に、毎回情報を翻訳してメールを作成するのは時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、内容を自動で翻訳しOutlookからメールを送信する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとOutlookを併用し、海外拠点や顧客との連携業務を担当している方
- kintoneの情報を手作業で翻訳し、メール作成・送信を行っている方
- 多言語でのコミュニケーションを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に翻訳、Outlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での翻訳やメール作成に伴う、内容の誤りや送信ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、コミュニケーションの正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコード情報を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、取得したレコードの特定項目を翻訳します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳後のテキストを含んだメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）のアドレスを任意で設定できます
- メールの件名や本文には、固定のテキストはもちろん、kintoneから取得したレコード情報やAIが翻訳したテキストを変数として埋め込むことができ、状況に応じた柔軟な内容のメールを自動で送信可能です
■注意事項
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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