Gmailで受信したメールをもとに、Wrikeでタスクを作成する

■概要

Gmailで受信した依頼メールの内容を、一件ずつ確認しながらWrikeへ手作業で転記していませんか？こうした単純作業は、時間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、特定のGmailメールの受信をきっかけに、Wrikeへ自動でタスクを作成することが可能です。WrikeとGmailを連携させることで、これまで手作業で行っていたタスク作成業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼内容などを、手作業でWrikeへタスクとして登録している方
• WrikeとGmailを連携させ、タスクの作成漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方
• プロジェクト管理における定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにWrikeへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、タスクの作成漏れやメール内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WrikeとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメールの件名や本文からタスク作成に必要な情報を抜き出します。
4. 最後に、オペレーションでWrikeの「タスクを作成」を設定し、AI機能で抽出した情報を引用してタスクの内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。「至急依頼」や「〇〇プロジェクト」など、業務内容に合わせてラベルを使い分けることで、柔軟な自動化が可能です。
• AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文からタスク作成に利用したい情報（例：依頼者名、依頼内容、希望納期など）を任意で指定して抽出できます。
• Wrikeでタスクを作成する際には、前段のオペレーションで取得した値を引用し、タスクのタイトルや説明、担当者、期日などを自由に設定してください。

■注意事項

• Gmail、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。