Boxにアップロードされた名刺をOCRして、TogglでClientを作成する

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■概要

Boxにアップロードした名刺の情報を、Togglへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxに名刺ファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でテキストを読み取り、Togglにクライアント情報を新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。TogglとBoxを連携させることで、一連の作業を自動化し、顧客管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxで名刺データを管理しており、Togglへのクライアント登録を手作業で行っている方
TogglとBoxの連携を通じて、プロジェクト開始までの準備時間を短縮したいと考えている方
OCRを活用して名刺情報をデータ化し、手入力作業そのものをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Boxへのファイルアップロードを起点にTogglのクライアント作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、TogglとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングしてクライアントを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、名刺ファイルをアップロードする監視対象のフォルダを、任意のフォルダIDで指定してください。
OCR機能の設定では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、連絡先など）を任意で設定することが可能です。
Togglでクライアントを作成する際、OCR機能で取得したどの情報をクライアント名などの各フィールドに割り当てるかを自由に設定できます。

■注意事項

Box、TogglのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。